Centralitas Telefónicas Virtuales
Uno de los aspectos más importantes para una empresa en la actualidad son las comunicaciones, tanto internas como externas, pero se vuelven de vital importancia cuando se trata de interactuar con los clientes.
No hace tanto tiempo, una centralita telefónica requería una máquina más o menos grande instalada en un enclave fijo y un operador formado en su manejo. Y no ofrecía demasiadas funcionalidades más allá de dejar la llamada en espera o reenviarla a un teléfono fijo.
Hoy, cómo entonces, las llamadas telefónicas siguen siendo una parte fundamental de las relaciones de cualquier negocio, por lo que es importante disponer de un servicio de gestión de llamadas eficiente, que nos garantice la mejor comunicación y atención posible con nuestros clientes.
Es hora de ir dejando atrás ciertos prejuicios ya que todavía concebimos una centralita virtual como un servicio caro y exclusivo, solo al alcance de grandes empresas y corporaciones.
Si bien las herramientas digitales y su progresiva introducción en las empresas ayudan a optimizar las prácticas comerciales, hay que tener cuidado en que estas prácticas no se digitalicen hasta el punto de hacer que se pierda todo contacto humano. Si hay algo que todos odiamos es ‘hablar con una máquina’.
VENTAJAS DE UNA CENTRALITA VIRTUAL
A diferencia de una centralita física de tradicional, las centralitas virtuales tienen algunas ventajas que merecen ser destacadas:
- AHORRO: Las centralitas tradicionales suelen ser aparatos costosos, a lo que hay que sumar que deberemos cambiar de aparato cada cierto tiempo para que no se quede obsoleta. Con una centralita virtual bastaría con actualizarla. Y no necesitan de un operador para su funcionamiento.
- MANTENIMIENTO: Un aparato físico exige un mantenimiento continuo, además de cablear todas y cada una de las extensiones por lo que, dependiendo del tamaño de la empresa, puede ser un trabajo largo, complejo y caro. Una centralita virtual solo necesita acceso a Internet.
- SIN DISTANCIAS: Con las centralitas virtuales no dependes de un sistema de cableado, de forma que puedes situar o cambiar las extensiones en tantos lugares como quieras, incluso en distintos países si tienes empleados en el extranjero.
- EXTENSIONES IP Y MÓVILES: No estás obligado a convertir los teléfonos tradicionales fijos en extensiones o comprar nuevos teléfonos. Puedes crear una extensión en un móvil, la dirección IP de un ordenador, etc.
Gracias a los avances en tecnología VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet), basta con un teléfono IP, un smartphone o un ordenador conectado a Internet para permitir a las empresas disfrutar de una mayor flexibilidad en sus comunicaciones telefónicas, a la vez de que ponen a su disposición funciones muy avanzadas que benefician su actividad diaria y su organización.
CENTRALITA VIRTUAL VS CONVENCIONAL
El disponer de una Centralita Telefónica Virtual transmitirá a nuestros clientes una imagen profesional de la empresa y, además de estar operativa 24/365, nos permite una serie de funcionalidades:
- Mensajes personalizables (bienvenida, horario, vacaciones, …)
- Música en espera.
- Menú de voz interactivo.
- Transferencias y desvíos de llamadas.
- Colas de espera.
- Grabación de llamadas.
- Configuración según horarios y calendarios, etc.
Con una centralita virtual podemos tener todas las extensiones que necesitemos, manteniendo el mismo número fijo o móvil. Cuando llamemos a un cliente, este verá un número de teléfono normal (y reconocible) en la pantalla de su móvil o teléfono fijo. Además, al estar en la nube, siempre estará actualizada y con un bajo coste de mantenimiento.
Asimismo, varios clientes pueden llamar a la vez y todos recibirán atención telefónica. La centralita en la nube simplemente redirigirá la llamada al teléfono de la empresa que esté libre, o pondrá un mensaje predefinido si todos están ocupados. Es decir, no perderemos ninguna llamada entrante por estar ‘comunicando’.
Las centralistas virtuales ofrecen una calidad de sonido excelente y un ahorro importante en la factura del teléfono.
Por otro lado, hacer llamadas desde la centralita es muy sencillo. Cada uno de los empleados podrá conectarse a su extensión desde cualquier lugar y dispositivo conectado a Internet: podrán hacerlo desde el ordenador de su puesto de trabajo o desde su móvil particular sin importar el lugar donde se encuentren y emitir llamadas salientes mostrando el número fijo de la empresa, así como podrán recibir todas las llamadas desde la centralita.
En definitiva, disponer de una Centralita Telefónica Virtual es un elemento indispensable que mejora la empresa en muchos aspectos: control y gestión de las llamadas telefónicas, ahorro de costes de inversión y mantenimiento, integración con programas de gestión empresarial (herramientas CRM y de Marketing), etc., dando como resultado un incremento sustancial en sus relaciones comerciales y en la imagen corporativa que los clientes tienen de su empresa.
